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| Acadêmico(a): Vanessa Andréia Luiz |
| Título: Software de Controle e Gerenciamento de Documentos de Projetos |
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| Conclusão: |
| Com o software desenvolvido e após realizar os testes de criação de projetos, cronogramas, vinculação de documentos e controle de entregas através das notificações do software, a ferramenta se mostrou muito eficaz quanto a sua funcionalidade, atendendo aos objetivos iniciais a que se propôs. Os objetivos de atender a dois padrões foram inseridos na ferramenta, respeitando algumas de suas particularidades. No gerenciamento de projetos de acordo com o padrão PMBOK, foi possível estruturar o cronograma, que envolve os prazos, bem como o item qualidade, que se refere aos documentos que são acompanhados e cobrados durante o projeto. Quando o objetivo é comparado ao padrão ISO 9001, o software permite através de seu cadastro seguir os padrões necessários de armazenamento dos registros, utilizando neste trabalho a nomenclatura de documentos. A garantia de sempre enviar o arquivo mais recente por email quando ocorrerem as notificações, bem como quando consultar o arquivo no software, garante mais um item solicitado neste padrão da qualidade. Com a ferramenta estruturada a partir destes dois conceitos e a partir dos testes realizados, percebe-se que o tempo de controle de recebimento e entrega de documentos é mais rápido e eficiente em relação a um processo que ainda costuma ser feito de forma manual. Além de notificar de forma mais eficiente e em tempo hábil aos acontecimentos, atividades previstas no cronograma, pois existe um agendamento para a realização destas verificações, todas as notificações ficarão registradas no software para conhecimento e melhor gerenciamento das informações. Este software foi concebido buscando atender a demanda real de um departamento de projeto, onde existe uma grande expectativa de colocar em prática a sua utilização, ou seja, de conseguir realizar o controle e gerenciamento dos documentos em atraso e receber alertas dos prazos vencidos, bem como de acompanhar através de histórico as notificações já realizadas. O software permite ainda gerar relatórios de acesso aos documentos, documentos com maior índice de atraso, projeto com a relação dos documentos e etapas em atraso e consultor com maior índice de atraso. Se comparado aos sistemas correlatos, o software proposto é o único que permite o envio de documentos por meio eletrônico, ou seja, ao enviar a notificação de documento em atraso, envia como anexo no email o documento correspondente mais atual que contém a data de revisão mais recente e informa ainda através de uma comunicação interna sempre que um documento sofreu revisão. A comunicação vai apenas para as pessoas que possuem acesso ao documento. Uma característica atual do software é que ele não está estruturado como cliente-servidor e sim, para ser usado a partir de uma estrutura de terminal remoto. Porém este fator em nada prejudica o bom funcionamento e aproveitamento da ferramenta. |
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