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| Acadêmico(a): Jean Wilhelm Klemann |
| Título: Desenvolvimento de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Secretaria da Educação e Cultura de Pomerode |
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| Introdução: |
| \\\' Com o passar dos anos a produção de informação, cresce de maneira cada vez mais acelerada. Nos últimos 50 anos a humanidade produziu uma quantidade de informação equivalente ao produzido nos mil anos anteriores.” (BACK, 2004, p. 13). Conforme Koch (1998 apud FANTINI, 2001, p. 6), \\\' não vai parar por aí, pois estudos indicam que este número duplicará novamente entre os próximos 18 a 36 meses.” Segundo levantamento do Centro Nacional de Desenvolvimento de Gerenciamento da Informação (CENADEM), \\\' em 2010 a informação duplicará a cada 11 horas.” (CENADEM, 2006) A velocidade com que o conhecimento é gerado e compartilhado caracteriza a sociedade da informação. Gerenciar a produção e administrar a disponibilização do conhecimento produzido passou a ser fundamental para as empresas que vivem basicamente do conhecimento que possuem (BACK, 2004). Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema de informação que armazena, recupera e mantêm a integridade de documentos (MACEDO, 2003). O GED transforma documentos em formatos digitais, arquivando-os de maneira eficiente, com um alto grau de compactação e gerando índices eficientes para pesquisas (FANTINI, 2001). \\\' O GED compreende todas as tecnologias empregadas para o controle digital de documentos, seja originalmente em papel, microfilme, som, imagem ou um arquivo digital.” (BACK, 2004, p. 31). É normal imaginar que hoje em dia qualquer um que trabalhe de maneira interativa com o computador gere documentos que precisam ser gerenciados para que possam ser recuperados no futuro. Normalmente, para este tipo de atividade usamos o Explorer do Windows. Mas em vez de somente seus documentos, imagine milhares (ou milhões) de documentos nesta situação, que precisam ser gerenciados por uma forma comum de pesquisa, com segurança, restrição de acesso e com possibilidade de compartilhar essas informações com outros processos e sistemas. Não é possível imaginar isso pelo simples uso de um Explorer. (BALDAM; VALLE; CAVALCANTI, 2002, p. 33). Pensar na quantidade de documentos utilizados há cinco anos atrás e a quantidade utilizada atualmente, passar mais tempo procurando um documento do que criá-lo novamente ou desistir de procurar um documento e encontrá-lo depois de ter refeito todo o trabalho são fatos muito comuns em empresas (BALDAM; VALLE; CAVALCANTI, 2002). Observando-se a comunicação entre a Secretaria da Educação e Cultura da Prefeitura Municipal de Pomerode e as Unidades Escolares do município, percebeu-se a necessidade de um sistema capaz de compartilhar arquivos de forma restrita e segura. As informações eram produzidas e utilizadas de maneira isolada em computadores que geralmente eram acessados por um único setor. Para a distribuição e disseminação destas informações, utilizava-se grande quantidade de papel, pois os documentos eram reproduzidos e encaminhados posteriormente. O correio eletrônico ainda é utilizado intensivamente nas Unidades de Ensino do município, mas esta prática representa um risco, pois é impossível garantir a identificação do remetente. As mensagens de correio eletrônico podem ser interceptadas sem grandes dificuldades em seu trajeto e podem ser uma porta para propagação de vírus. O sistema de GED desenvolvido amenizou esta situação com a disponibilização rápida e eficiente de documentos, sem a necessidade de reproduzir tais formulários, pois nele os documentos são facilmente compartilhados e não se desgastam como o papel. O sistema desenvolvido destina-se a um grupo limitado de usuários, que tem acesso de forma restrita. Desta forma compartilham-se documentos de maneira segura. |
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