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| Acadêmico(a): Eder Gonçalves |
| Título: Sistema Web para Gerenciamento Eletrônico de Documentos Aplicado em Projetos de Implantação de ERP |
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| Introdução: |
Existe hoje na área de Tecnologia da Informação (TI) uma gama muito grande de sistemas semelhantes que nascem com o mesmo propósito. Os sistemas integrados de gestão empresarial, o Enterprise Resource Planning (ERP), não são exceção. Isso faz com que as empresas fornecedoras desses sistemas obtenham a máxima eficiência em qualidade e na relação entre custo e benefício para o cliente, alcançando um diferencial competitivo no seu produto em relação ao concorrente.
O fator determinante para o custo da aquisição de um sistema ERP é o tempo de implantação. Com um processo otimizado, o tempo de implantação é reduzido, melhorando assim a relação entre o custo e o benefício do sistema para o cliente.
A implantação de um ERP é controlada por técnicas de gerenciamento de projeto, configurando-se um projeto de implantação. “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2004). Tratado dessa maneira, o processo de implantação pode ser administrado e otimizado através de técnicas de gerenciamentos de projetos. Segundo PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2004), o plano de gerenciamento de projeto é formado pelos planos e documentos gerados pelos diversos processos. Logo, é observada uma importância fundamental dos documentos dentro de um projeto de implantação.
Como base para os documentos dos projetos de implantação de sistemas ERP, a empresa Service One Sul dispõe de um ambiente compartilhado na rede local onde são guardados os arquivos gerados e exigidos em cada projeto de implantação.
O acesso a este ambiente está limitado à rede local da empresa, fazendo com que os envolvidos no projeto que estão fora do ambiente interno da empresa não tenham acesso aos arquivos, sendo necessário o envio desses documentos através de correio eletrônico. As manutenções realizadas nesse ambiente, tais como criação de novos arquivos, organização dos diretórios e documentos necessários de cada projeto, modelos de estruturas e aprovação de documentos são realizados manualmente pelos envolvidos no projeto sem que sejam registradas.
Com o objetivo de auxiliar a administração dos documentos de projeto de implantação, os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) podem ajudar a empresa a reduzir o tempo dos projetos de implantação. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p. 31), “GED é composto de sistemas que, dependendo da sua necessidade, controlam o documento desde a sua criação.”
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