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| Acadêmico(a): Bruno Tiergarten |
| Título: Sistema de Informação Gerencial de Vendas para uma Software House |
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| Introdução: |
Sem se preocupar com o histórico da evolução dos Sistemas de Informação, pode-se dizer que, a partir de 1985, a informação passou a ser utilizada como recurso estratégico. Esta nova visão se tornou necessária, pois muitos executivos precisavam saber o que sua empresa estava representando para o mercado. Este posicionamento é decorrente do acirramento da concorrência e da globalização, evidenciando a necessidade de ferramentas mais aprimoradas para a gestão das empresas (RODRIGUES, 1996).
Segundo Dalfovo (2000, p. 3), informação “é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões” e dado “é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação”.
Em concordância com Dalfovo (2000), um executivo, para que possa tomar decisões, necessita ter visão do seu negócio. Para isso, ele precisa do auxílio de uma tecnologia que lhe informe o status atual do que está sendo gerenciado. A informação é justamente a alavanca principal para que o executivo possa tomar decisões mais acertadas quanto aos rumos de sua empresa (RADÜNZ, 2002), cujos resultados são fornecidos em forma de sistemas.
Para Oliveira (2002, p. 23), entende-se por sistema “um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam uma determinada função”.
Laudon e Laudon (2004), definem sistemas de informação como sendo um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, recuperam, processam, armazenam e distribuem informações com o propósito de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e a tomada de decisões nas organizações.
Um Sistema de Informação (SI) é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam, manipulam e armazenam, disseminam os dados e fornecem um mecanismo de feedback. (STAIR, 2002).
Para Stair (2002) os principais elementos de um SI estão apresentados na figura 1.
Laudon e Laudon (2004), ressaltam que o papel dos sistemas de informação está diretamente relacionado com os tipos de problemas que eles resolvem e com o nível da hierarquia em que eles atuam. Assim são construídos sistemas de informação especializados para servir a diferentes funções e a diferentes níveis organizacionais e que funcionam de forma integrada na amplitude do ambiente empresarial.
Desta forma, os sistemas de informação foram divididos de acordo com as funções administrativas, que foram sendo tratadas de forma individualizada, resultando na criação de vários sistemas para ajudarem os executivos, nos vários níveis hierárquicos, a tomarem decisões, dentre eles, o Sistema de Informação Gerencial, objeto de estudo deste trabalho e, outros apresentados a seguir:
a) sistema de informação para executivos (EIS);
b) sistema de informação de suporte à tomada de decisão (SSTD);
c) sistema de informação estratégico para o gerenciamento operacional (SIEGO);
d) sistema de informação gerencial (SIG).
Oliveira (2002), salienta que os SIG são sistemas apropriados para os administradores acompanharem os resultados das organizações em períodos regulares – semanal, mensal, anual – e que não estão preocupados com o dia-a-dia. São orientados para a tomada de decisões estruturadas.
Laudon e Laudon (2004, p. 40), afirma que “sistemas de nível gerencial atendem às atividades de monitoração, controle, tomada de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. Sistemas de informação gerencial (SIG) têm a característica de produzir relatórios periódicos sobre as operações, em vez de informações instantâneas”.
Conforme Laudon e Laudon (2004), as funções principais de uma empresa podem ser definidas como:
a) fabricação e produção, responsável por criar / desenvolver o produto;
b) vendas e marketing, responsável pelas vendas e divulgação;
c) recursos humanos, responsável pelo controle e aperfeiçoamento de pessoal;
d) finanças e contabilidade, responsável pelo faturamento e finanças da empresa.
No ambiente conturbado da economia globalizada, a aptidão no uso de sistemas de informação para o gerenciamento do processo de vendas e marketing e tomada de decisões com base nessas informações pode significar a diferença competitiva que a empresa necessita.
Para Stanton e Spiro (2000), o conhecimento das tendências mercadológicas atuais, do comportamento dos consumidores, das estratégias dos concorrentes, do posicionamento no mercado, fazem parte de cada um dos módulos de um sistema de informação de vendas e marketing:
a) gestão de clientes, tem por objetivo manter os contatos, características, perfil e condições de vendas;
b) gestão comercial, destina-se a manutenção registros de propostas e pedidos, incluindo a sua aceitação, alteração e nível de satisfação do mesmo;
c) gestão de equipe de vendas, responsável por planejar e controlar a equipe de vendas através da definição de metas e coleta de informações sobre concorrentes;
d) gestão de vendas, tem por objetivo relacionar informações sobre as vendas, com índices de lucratividade, segmentos de atuação e regiões atendidas.
Para Drucker (1998), sistema de informação gerencial aplicado à área de vendas e marketing visa à obtenção da eficiência nos processos operacionais com o intuito de gerar informações precisas para a eficácia na tomada de decisões e alcance da lucratividade planejada pela organização.
Em entrevista realizada com a diretoria comercial da Megasul Informática, foi identificado que a área comercial não possui informações suficientes sobre o andamento das vendas e não possui métodos eficazes de acompanhar o trabalho dos vendedores. Esta falta de informação é devida ao fato do cadastramento de clientes ser feito manualmente e o controle de vendas ser feito através de planilhas eletrônicas. Isto pode ser melhorado implementando um SI com as funções de cadastro de clientes e vendedores, criação e manutenção de propostas, emissão de relatórios e controles estatísticos.
O objetivo deste TCC constituiu no desenvolvimento de um sistema de informação gerencial destinado à área de vendas e marketing de uma software house. Sua elaboração pode ser vista como um passo inicial para a padronização dos processos de vendas internas e externas da empresa, objetivando estruturar uma cultura de busca, registro e utilização da informação a fim de obter bases concretas para a tomada de decisão.
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