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| Acadêmico(a): Rodrigo Reno Strey |
| Título: Sistema de Informação Aplicado ao Setor Financeiro de uma Empresa Baseado no SIEGO Utilizando Data Warehouse |
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| Introdução: |
| Segundo Oliveira (1998), os Sistemas de Informação surgiram como uma forma de manter o executivo pronto e, de antemão, muito bem preparado, ganhando com isso uma ampla visão integrada de todas as áreas de sua empresa. Os Sistemas de Informação tem um escopo diferente dos sistemas de transações; enquanto os dados operacionais estão focados em uma única área, os dados de informação precisam relacionar um grande número de áreas e um grande número de dados operacionais. A utilização de Sistemas de Informação pode vir a facilitar o executivo no processo decisório com a obtenção de dados estrategicamente escolhidos e de conteúdos relevantes para qualquer nível e tamanho da empresa. As informações estratégicas de concorrentes diretos são de grande valia para o executivo, pois a partir destas informações ele poderá traçar suas estratégicas, diferenciando-se dos concorrentes. No entanto, para uma organização sobreviver nos anos atuais, deve ser capaz de analisar, planejar e reagir às mudanças nas condições dos negócios de uma forma mais rápida. Portanto, executivos, gerentes e analistas precisam de um outro tipo de informação, que correlacione fatos e extraia dados úteis para a tomada de decisões. Mas muitas organizações apesar de adquirirem mais computadores e redes que se espalham pelo mundo, não conseguem fazer com que informações críticas, já existentes na empresa, cheguem às mãos de executivos e tomadores de decisão. Todos os dias organizações de diversos tamanhos criam muitas informações sobre todos os aspectos de seus negócios, muitos fatos individuais sobre seus consumidores, produtos, operações e funcionários. Mas estes dados estão armazenados em computadores e bancos de dados que não se comunicam, e oferecem respostas apenas as perguntas mais simples. Os especialistas em Sistemas de Informação têm estimado que somente uma pequena fração dos dados que são capturados, processados e armazenados em uma empresa está realmente disponível para executivos e tomadores de decisões. Enquanto a tecnologia para a manipulação e apresentação dos dados se torna cada vez mais avançada. Só recentemente esses especialistas concluíram que grandes segmentos da empresa são ricos em dados armazenados, mas pobres em dados úteis. De acordo com Dalfovo (2000), a não utilização das informações como recursos estratégicos, leva o executivo, muitas vezes, a administrar por impulsos, ou baseado em modismos. Há alguns anos surgiu o fenômeno do “downsizing”. Muitas empresas “mergulharam de cabeça” num processo de reestrutura, sem uma análise real de suas capacidades e necessidades no sentido de confirmar a adequação do processo como solução para seus problemas. Hoje, o fenômeno da moda chama-se Sistemas de Informação. Acredita-se que eles resolvem uma deficiência crônica nos processos decisórios da maioria das empresas, isto é, a falta de integração das informações. É verdade também que se não for adequadamente orientado o seu desenvolvimento, estes sistemas tornam-se caros e difíceis de serem implementados nas empresas. Adicionalmente, nem todas as organizações usufruirão adequadamente de seu potencial. Se bem gerenciados e executados, porém, os projetos terão sucesso, com resultados bastante positivos para a dinâmica e capacidade competitiva das organizações. Eles podem ser realmente a solução para muitas empresas, mas com certeza outras estarão investindo muito dinheiro para pouco retorno em outras soluções. Tendo em vista esta situação, é necessário que as informações disponíveis na empresa sejam utilizadas de uma forma adequada para gerar bons resultados. Para tanto existem metodologias estratégicas que servem para administrar esta enorme gama de informações. A seguir estará sendo apresentada uma metodologia que visa auxiliar neste processo de gerenciamento das informações. A metodologia SIEGO (Sistema de Informação para o Gerenciamento Operacional) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da organização e que proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. A metodologia SIEGO deve ser muito bem desenvolvida, implementada, gerenciada e ter uma efetiva colaboração na adequação das organizações perante os pontos inerentes a um cenário provável para a economia globalizada. A metodologia SIEGO pode representar o insumo e o resultado do tratamento de cada uma das atividades da organização para que estas trabalhem de uma forma interativa com a administração. A metodologia SIEGO tem grande importância para as organizações, pois oferece condições para que as mesmas possam executar desde uma pequena melhoria na produtividade até uma redução da centralização das tomadas de decisões. A metodologia SIEGO é focada na participação e envolvimento de toda organização, desde a alta administração até o piso de fábrica, cujo objetivo é alcançar no curto prazo de tempo, melhorias operacionais em relação ao tripé (custo, tempo e qualidade), substanciais e sujeito a regras e limites de investimentos bem definidos. De acordo com Oliveira (1997), somente as mais simples organizações atualmente operam sem qualquer tecnologia ligada ao gerenciamento da informação. Uma das ferramentas fundamentais na estratégia de organizar as informações é o banco de dados. O banco de dados foi primeiramente direcionado para o armazenamento de dados referentes às atividades operacionais da empresa (compras, vendas, controle contábil, etc). Toda a análise dos dados e tomada de decisão era baseada em sumários ou relatórios derivados dos sistemas. Recentemente, um conjunto de novos conceitos e ferramentas evoluiu para uma nova tecnologia que torna possível atacar o problema de prover para as pessoas chaves dentro da empresa acesso a todo tipo de informação necessária para a empresa sobreviver e prosperar neste mundo competitivo. O termo que caracteriza esta nova tecnologia pode ser um Data Warehouse. Esta tecnologia provê as organizações de formas flexíveis, efetivas e eficientes de conseguir informações através da análise dos dados que se transformaram nos bens mais valiosos da empresa. De acordo com Inmon (1997) um Data Warehouse (que pode ser traduzido como armazém de dados) é um banco de dados que armazena dados sobre as operações da empresa (vendas, compras, etc) extraídos de uma fonte única ou múltipla, e transforma-os em informações úteis, oferecendo um enfoque histórico, para permitir um suporte efetivo à decisão. Uma filosofia de Data Warehouse pode prover múltiplas visões da informação para um espectro de usuários. O poder deste conceito é que provê aos usuários acesso a dados de fontes de dados não relacionadas, para a procura de respostas para questões de negócios, ou seja, o Data Warehouse permite que os usuários vejam informações relevantes de dados antes independentes. O mais importante aspecto do projeto de um Data Warehouse é a questão da granularidade. Segundo Inmon (1997), a granularidade refere ao nível de detalhe ou de resumo contido nas unidades de dados existentes no Data Warehouse. Quanto mais detalhes, mais baixo é o nível de granularidade. A grande razão pela qual a granularidade é a principal questão de projeto, consiste no fato de que ela afeta profundamente o volume de dados que residem no Data Warehouse e, ao mesmo tempo, afeta o tipo da consulta que pode ser atendida. O nível de granularidade afeta diretamente o volume de dados armazenado no Data Warehouse e ao mesmo tempo o tipo de consulta que pode ser respondida. Outros aspectos importantes do projeto são o Cubo de Decisão e a metodologia SIEGO (Sistema de Informação Estratégico para o Gerenciamento Operacional). Conforme Inmon (1997), o Cubo de Decisão (Decision Cube) refere-se a um conjunto de componentes de suporte a decisões, que podem ser utilizados para cruzar tabelas de um banco de dados, gerando visões através de planilhas ou gráficos. Envolve o cálculo, quando da carga do Data Warehouse, de dados que o usuário virá a solicitar, mas que podem ser derivados de outros dados. Quando o usuário solicita os dados, estes já estão calculados, agregados em um Cubo de Decisão. No contexto da área eletromecânica a empresa em questão é uma empresa direcionada para o comércio de material elétrico, de ferramentas e de peças, onde também trabalha com a área de assistência técnica de alguns dos produtos que comercializa. A empresa atende uma gama de clientes de diversos perfis, podendo os mesmos serem pessoas físicas ou jurídicas. O número de duplicatas emitidas diariamente é muito grande e conseqüentemente isso acaba gerando também um problema muitas vezes na hora de receber. As informações sobre vendas, valores, clientes e diversos outros pontos da empresa são armazenadas de uma forma geral em um banco de dados, mas que muitas vezes não é completamente acessível pelos executivos da empresa, o que torna um tanto difícil para os mesmos obterem dados precisos e objetivos, em meio a uma gama enorme de informações, para ir direto ao foco do problema, dificultando assim sua resolução. Direcionando então as visões para este problema de inadimplência e grande volume de informações enfrentado pelo departamento financeiro da empresa em questão, utilizar-se-á então de um Data Warehouse contendo dados extraídos do sistema interno da empresa, mais especificamente a técnica do Cubo de Decisão, a técnica da Granularidade e a metodologia SIEGO para que os executivos da mesma possam tomar decisões para resolução do problema com base em informações precisas e objetivas referentes ao mesmo. Na vivência destes problemas do setor financeiro, aplicar-se-á aos sistemas de contas a pagar, receber, fluxo de caixa e demais, as técnicas e metodologias acima mencionadas, resultando em um sistema de informação que irá auxiliar os responsáveis pela área em suas tomadas de decisões. |
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